Hur vi arbetar

Vi tar ansvar för alla pusselbitar i uppdragen, hela vägen ifrån research av anläggningar till bokning av resor, artister, teknik och tekniker, bild- och filmproduktion, dekor och miljö, presenter och överraskningar, mat och dryck.

Eftersom det är av allra största vikt att ett event säljs in korrekt till målgruppen med rätt signal och rätt nivå beträffande innehåll och förväntan, medverkar vi gärna i produktionen av inbjudningar, databaser för anmälningar, meny- och programblad mm.

Följ produktionen av ett innehållsrikt event:

1. Projektstart/Analys

Första kontakt för uppdraget: datum, antal personer, målgrupp, uppdragets karaktär.

2. Diskussion kring syfte, nivå och förväntningar

Fastställande av vad ni vill uppnå: mål/delmål, ambitionsnivå, budget, ansvarsfördelning. Deltagarnas förväntningar i relation till syfte och nivå på uppdraget. Och inte minst: vad har ni gjort vid tidigare tillfällen? Ibland kan det vara smart att repetera en succé, men långt ifrån alltid.

3. Programförslag

Ni får ett eller flera programförslag av oss. Här finns konferenslokaler, hotellrum, transfer, underhållning, tekniska lösningar och andra grundläggande poster med, samt vid behov en idéskiss för innehåll och röd tråd. Utifrån dessa programförslag stämmer vi av och reviderar, så att det stämmer med uppsatta kriterier för uppdraget.

4. Produktionsstart

Då programförslaget är godkänt sätter projektarbetet igång. Vi bekräftar preliminära bokningar och bokar vad som nu ingår; artister, moderator/programledare, föreläsare, tekniklösningar, logi, aktiviteter, resor/transfer, måltider, fest och kalas, programproduktion (filmer, talarstöd, musik etc). Vi upprättar ett körschema för eventet. Inbjudan produceras och anmälnings-förfarande förbereds.

5. Detaljplanering

I denna fas går vi igenom alla detaljer igen och igen; menyval inklusive alla kostrestriktioner, körschemat trimmas i minsta detalj, sista ändringar i programmet, talarstödsbilder finjusteras och läggs in på rätt plats, deltagarlistor dubbelkollas, blommor beställs...

6. Genomförande

Nu kör vi eventet. Allt är klart, alla pusselbitar är på plats. Nu är det direktsändning och det går inte att backa bandet. När så är överenskommet finns vi med som ansvariga projektledare under hela genomförandefasen. Vår kund ska njuta av sitt event och hinna umgås med sina gäster - vi tar hand om allt annat!

7. Efterarbete och utvärdering

Efter genomförande, behöver alla en andhämtningspaus. För att kunna göra en objektiv utvärdering, väntar vi därför tills allt praktiskt efterarbete är klart; återleveranser, avstämning med leverantörer etc. Därefter gör vi en utvärdering med Er. Hur upplevdes eventet? Nådde vi fram till målet? Vi stämmer av mot syfte, mål, budget etc. Vilka slutsatser och lärdomar kan vi dra?

8. Avslutning av uppdraget

Vi sammanställer samtliga inblandade leverantörsfakturor, dubbelkollar alla kostnader mot offerter, samt skickar en slutfaktura till vår uppdragsgivare inklusive en separat specifikation av varje enskild post